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Der Wedding Day Manager

Was sind die Aufgaben und braucht man den wirklich?

Hier gibt es von mir ein ganz klares JA! Ein Wedding Day Manager bzw. Zeremonienmeister ist auf einer Hochzeit meiner Meinung nach unerlässlich. Mit einem zuverlässigen Zeremonienmeister an eurer Seite, könnt ihr euch zurücklehnen und die Hochzeit genießen. 

Eine Hochzeit zu planen kann für viele Bräute eine Herausforderung sein. Die passenden Dienstleister suchen, den Tagesablauf grob koordinieren, sich um alle Details kümmern, das schaffen die meisten Bräute, wenn sie vorab viel Zeit investieren können. Aber am Tag der Hochzeit, sollte man nichts dem Zufall überlassen. Da man sich nicht selbst um alles im Hintergrund kümmern kann, sollte man hierfür eine zuverlässige und gut organisierte Person beauftragen. 

Alle Details im Blick

Viele Hochzeitsplaner, so auch ich, bieten ihre Dienste als professioneller Wedding Day Koordinator an. Wenn euer Budget es nicht zulässt, so versucht im Freundes- oder Bekanntenkreis eine Person zu finden, die dieser Aufgabe gerecht wird. 

Um so eine Person auswählen zu können, solltet ihr wissen, welche Aufgaben anfallen. Grundsätzlich ist der Wedding Day Manager an eurer Hochzeit Ansprechpartner für die Gäste als auch für die Dienstleister. Er bündelt alles und zieht sozusagen die Fäden. Wenn ihr bereits von Anfang an wisst, wer diese verantwortungsvolle Aufgabe übernimmt, könnt ihr den Kontakt des Koordinators in die Einladungen aufnehmen. So können sich die Gäste bereits vorab mit ihren Beiträgen an den Zeremonienmeister wenden und dieser kann die Beiträge koordinieren und nach Rücksprache mit euch, ungewollte Einlagen gleich streichen. 

An dieser Stelle möchte ich kurz erwähnen, dass meiner Meinung nach, die Aufgabe des Zeremonienmeisters nicht unbedingt die Trauzeugen übernehmen müssen. Ich finde es immer sehr schön wenn die Trauzeugen genauso entspannt wie das Brautpaar sind. Sie sollen mitfeiern, Spaß haben und nicht gestresst in der Gegend herum laufen. Und ganz unter uns, nicht jeder Trauzeuge ist in der Lage die Rolle eines Wedding Day Managers zu erfüllen. Die Trauzeugen stehen dem Brautpaar sehr nahe, sie reagieren emotional und können in gewissen Situationen keinen klaren Kopf bewahren. Ein Wedding Day Manager sollte sich aus dem Geschehen heraus nehmen und im Hintergrund um alle Details kümmern, gerne aber in Zusammenarbeit mit den Trauzeugen. 

Nun aber mal kurz in Stichpunkten zusammengefasst, was ein Wedding Day Koordinator übernehmen kann: 

  • Ansprechpartner vorab und am Tag der Hochzeit sein
    • Für Dienstleister, wenn sich jemand verspätet, etwas nicht nach Plan läuft …
    • Für Gäste, um Spieleinlagen zu planen und dabei zu unterstützen. Sie über die Abläufe zu informieren
  • Klaren Kopf in stressigen Situationen bewahren und Lösungen finden, zuverlässig, gut organisiert und stets höflich sein
  • Trauung: 
    • Kirchenhefte, Regen/Sonnenschirme verteilen
    • Restliche Deko anbringen oder prüfen
    • Gäste koordinieren, bitten Platz zu nehmen
    • Einzug nochmal kurz besprechen, Zeichen zum Start geben, wenn alle bereit sind
    • Evtl. Überraschungen nach der Trauung koordinieren
    • Sektempfang vorbereiten bzw. koordinieren
    • Nach der Trauung in der Kirche Dekoration und Kirchenhefte einsammeln/lassen
  • Feier:
    • Deko prüfen & Kleinigkeiten erledigen. Kerzen angezündet, Getränke für Sektempfang vorbereitet?
    • Gastgeschenke, restliche Papeterie verteilen
    • Candy Bar aufbauen und während der Feier nachfüllen
    • Gäste empfangen & informieren bezüglich Platzwahl, Geschenke, Getränkeservice
    • Geschenke verstauen/lassen
    • Magische Momente vorbereiten J: z.B. beim ersten Tanz, Vater-Tochter-Tanz, Torte, …Licht steuern, Wunderkerzen und Konfettikanonen verteilen
    • Torte entgegen nehmen, bei Bedarf dekorieren
    • Fotopause koordinieren. Gruppenbilder ansagen
    • Den Ablauf im Blick behalten und stets mit allen Beteiligten wie z.B. Caterer und DJ absprechen

Mit einem guten Zeremonienmeister, könnt ihr euch entspannt zurücklehnen und eure Hochzeit genießen. Ihr solltet euch an dem Tag um nichts mehr kümmern müssen, Probleme lösen oder Entscheidungen treffen. Alles worum ihr euch vor der Hochzeit kümmern könnt, ist gerne euch überlassen, aber an eurem besonderen Tag solltet ihr nichts weiter tun als mit euren Gästen zu feiern!

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